納入品違いの抗議文・クレームメール例文 : 無料テンプレート

納入された商品が注文内容と異なっていた場合、取引先へ迅速に事実を伝え、誤納品の交換や返品を要請する「納入品違いの抗議文・クレームメール例文」を掲載しています。
テンプレートは、「注文品違い」「仕様相違」「サイズ違い」「色違い」などよくある納品トラブルに即応できる例文になっています。
文書形式・メール形式で4種類あり、実務ですぐに使うことができます、ぜひご利用ください。

このページではA4縦で次の4種類を掲載しています。

• テンプレート1：文書形式（液晶テレビ色間違い）
  納品日・品名・実際の色の相違点を記載し、想定外の事態で驚きつつも、管理体制の改善と速やか対応を要請します。
  回収方法・正規品発送の具体的依頼、誠意ある対応を促す例文です。
  家電・大量品・販売前確認などで品違いが発生した場合にご利用ください。
• テンプレート2：メール形式（携帯カバー機種間違い）
  開封後すぐに確認した機種違いを具体的に説明し、初回だからこそ改善依頼と、交換手配・回収指示を明記しています。
  顧客影響も含め、迅速対応を強く要請する例文です。
  通販小物や雑貨・スマホ関連品の誤納時、スピード重視の場面でご利用ください。
• テンプレート3：文書形式（Tシャツサイズ間違い）
  過去同様の品違い事例があり、再発の遺憾も強調、販売・顧客対応の障害・信頼回復の言及をしています。
  返送先・担当者・再送方法・原因説明と再発防止策も具体化した例文です。
  アパレルなどサイズや仕様の違いが直接顧客満足に関わる場合にご利用ください。
• テンプレート4：メール形式（圧力鍋仕様相違）
  初取引で仕様相違・困惑を率直に記載し、IH対応/非対応など、仕様条件の誤納品の背景を明記しています。
  商品回収・正しい仕様品手配・原因・再発防止策を期限付きで依頼し、未対応の場合の取引見直しも説明しています。
  キッチン用品や機能・仕様指示が重要な注文で、関係始動時の信頼確保にご利用ください。

ダウンロード後、簡単に編集可能です、品名・日付・注文番号・相違内容をリスト化し説明するなど、Wordで自由に変更してください。
文字等間違いないか確認はしていますが、利用は自己責任でお願いします。
関連のテンプレート「Wordで作成した、未納品の督促状」を掲載していますので、そちらもご利用ください。

A4縦：色間違いが原因の納入品違い抗議文書

誤納品が発覚した際に使用できる基本的な抗議文です。

品物違いに関する抗議と至急の対応のお願い
前略　去る〇月〇日付にてご発送いただきました液晶テレビが本日無事到着いたしました。
しかしながら、開梱の段階で確認いたしましたところ、ご注文いただいたブルーカラーではなく異なる色のモデルが誤って納品されていることが判明いたしました。
今回の誤納品は当方にとって想定外の事態であり、大変驚いておりますが、貴社の出荷管理体制の改善と速やかな対応を期待しております。
つきましては、早急に正規のブルーカラーの液晶テレビとお取り替えいただきたく、至急のご確認および発送手配をお願い申し上げます。お手数ではございますが誤納品製品の回収についてもご指示賜れれば幸いです。
当店としても円滑な取引継続と顧客満足の確保を最優先に考えておりますので、迅速かつ誠意あるご対応をお待ち申し上げます。
まずはご報告かたがたお願い申し上げます。
草々

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A4縦：機種間違いが原因の納入品違い抗議メール

メール形式の簡潔な抗議文です。

件名：注文品の機種違いに関するご連絡と交換のお願い
〇〇株式会社　ご担当者様
いつもお世話になっております。
△△店の□□でございます。
先日ご発送いただきました携帯カバーが本日到着いたしました。
しかしながら、開封して確認したところ、ご注文いただいた機種用ではなく、異なる機種のカバーが誤って納品されていることが判明いたしました。
今回の機種違いは初めてのことであり、当方としても大変驚いておりますが、貴社の出荷管理体制の改善と迅速な対応をお願いしたく存じます。
つきましては、正しい機種用の携帯カバーと交換いただけるよう、至急ご確認のうえ、発送手配をお願いいたします。誤納品のカバーにつきましても回収方法についてご指示をいただけますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、お客様への影響もございますので、迅速かつ誠意あるご対応を何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、メールにてご連絡とお願いまで申し上げます。
――
署名
――

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A4縦：サイズ間違いが原因の納入品違い抗議文書

原因説明と再発防止策の提示を求め、繰り返しミス防止に有効です。

注文品相違に関するご連絡とお願い
拝啓　時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、去る〇月〇日付にてご注文申し上げました Tシャツ（サイズ：M） につきまして、本日到着いたしましたが、検品いたしましたところ、実際にはLサイズが納入されている ことが判明いたしました。
過去にも同様の品違いが発生しており、その都度ご注意をお願い申し上げてまいりましたが、再びこのような事態となりましたことは誠に遺憾であり、当店の販売計画や顧客対応に多大な支障をきたしております。特にサイズ違いはお客様への信頼にも直結する問題であり、迅速な是正が不可欠でございます。
つきましては、至急ご確認のうえ、当方注文どおりのサイズ（Mサイズ）を速やかに再発送くださいますようお願い申し上げます。併せて、誤納品分につきましては、着払いにてご返送させていただきたく存じますので、返送先とご担当者様をご指示ください。
また、今回の取り違えの発生原因についてもご説明をいただき、今後の再発防止策を具体的にご提示くださいますようお願い申し上げます。当店といたしましても、今後も円滑かつ信頼あるお取引を継続していくために、貴社の誠意ある対応を切に期待しております。
まずは取り急ぎ、本状をもちましてご連絡とお願いまで申し上げます。
敬具

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A4縦：仕様相違が原因の納入品違い抗議メール

初めての取引先」に送ることを想定したフォーマルなメール文例です。

件名：納入いただいた圧力鍋について（仕様相違のご連絡）
〇〇株式会社
ご担当者様
初めてのお取引をさせていただきました△△店の□□と申します。
このたびは、弊社発注の圧力鍋をご納品いただき、誠にありがとうございます。
しかしながら、本日商品を確認いたしましたところ、当方が注文時に明確に「IH対応」の仕様を希望しておりましたにもかかわらず、実際に納入された圧力鍋はIH非対応の商品であることが判明いたしました。初回のお取引でこのような行き違いが生じたことは、誠に残念であり困惑いたしております。
弊社としては、お客様への販売予定に支障が生じており、早急に対応いただかなければ取引開始早々の信用問題にもつながりかねません。つきましては、以下の対応を至急お願い申し上げます。
Ÿ誤って納入された商品の回収方法についてのご指示
Ÿ注文どおり「IH対応」の圧力鍋の至急手配と発送
Ÿ今回の仕様相違が生じた原因および、再発防止策に関するご説明
誠に恐れ入りますが、本メール受領後〇月〇日までにご回答を賜りたく存じます。期限内にご対応いただけない場合には、やむを得ず取引条件の見直しを検討せざるを得ませんので、何卒ご理解ください。
今後、円滑で信頼性のあるお取引を継続するためにも、まずは誠意あるご対応をお願い申し上げます。
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署名
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