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戒告処分通知書｜Wordで編集できる文例2種
プレビュー：戒告処分通知書の無料Wordテンプレート。安全管理義務違反や情報管理違反を想定した文例を掲載しています。
戒告処分通知書は、従業員の服務規律違反や社内ルール違反などに対し、会社が戒告処分を行ったことを正式に通知するための文書です。
このページでは、戒告処分通知書のWordテンプレートを無料でダウンロードできます。会員登録は不要で、ダウンロード後はWordで会社名、対象者、処分内容、処分理由、就業規則の条項などを自由に編集できます。
テンプレートは、建設現場における安全管理義務違反を想定した文例と、顧客情報の管理手続き違反を想定した文例の2種類を掲載しています。
戒告処分通知書を初めて作成する場合にも利用しやすいよう、基本的な書き方や記載しておきたい項目、処分理由を書く際のポイントについてもわかりやすく解説します。
目次
戒告処分通知書テンプレートについて
戒告処分通知書とは、従業員に対して戒告処分を行うことを会社から正式に伝えるための文書です。
戒告は一般に、問題となった行為について注意や警告を行い、本人に反省や改善を求める懲戒処分の一つとして設けられています。ただし、「戒告」という名称や処分内容、始末書の提出を伴うかどうかなどは会社の就業規則によって異なります。
口頭で注意するだけの場合とは異なり、通知書として処分内容や理由を文書に残しておけば、「いつ、どのような行為を理由として、どの規定に基づき処分したのか」を会社と従業員の双方で確認しやすくなります。
特に懲戒処分では、単に「規則違反があったため戒告する」と記載するのではなく、対象となった行為や日時、適用する就業規則、会社が処分を決定した理由などを整理することが重要です。
テンプレートに記載する主な項目
戒告処分通知書の書式は会社によって異なりますが、一般的には次のような内容を記載します。
- 文書のタイトル
- 通知年月日
- 対象となる従業員の所属・氏名
- 会社名・代表者名
- 処分の根拠となる就業規則の条項
- 処分内容
- 問題となった行為の発生日
- 処分理由となる具体的な事実
- 違反した社内規程や服務規律
- 今後の改善や再発防止に関する事項
すべてを必ず記載しなければならないという意味ではありません。自社の就業規則や懲戒手続き、処分の内容に合わせて必要な項目を選びます。
テンプレート作成のポイント
処分の根拠となる就業規則を確認する
戒告処分を通知する前に、まず確認したいのが自社の就業規則です。
戒告に関する規定がどの条項に定められているのか、対象となった行為がどの服務規律や懲戒事由に該当するのかを確認します。
テンプレートに記載されている「第20条第1項」「第21条第1項」などはあくまで文例です。そのまま使用せず、必ず自社の就業規則に合わせて変更してください。
処分理由は具体的に記載する
「勤務態度に問題があったため」「社内規則に違反したため」といった抽象的な表現だけでは、何が処分の対象となったのかがわかりにくくなります。
可能な範囲で、発生日、場所、対象となった行為、違反したルール、会社が確認した事実などを整理して記載すると、処分理由が明確になります。
一方で、確認できていない事実を断定したり、処分とは直接関係のない評価や感情的な表現を加えたりすることは避けたほうがよいでしょう。
処分内容を明確にする
通知書には、「戒告処分とする」など、どのような処分を行うのかを明確に記載します。
人事記録への記載、始末書の提出、再発防止策などを伴う場合は、自社の就業規則や人事規程に沿って必要な事項を追加します。
事実関係を確認してから作成する
懲戒処分では、会社側だけの認識で処分理由を決めるのではなく、事実関係を十分に確認することが重要です。
対象となる従業員から事情を確認するほか、必要に応じて関係者への聞き取りや資料の確認などを行い、その内容を踏まえて処分を検討します。
通知書を作成する際も、確認した事実と処分理由に食い違いがないかを確認しておくとよいでしょう。
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テンプレート1：安全管理義務違反の文例
テンプレート1は、建設現場における安全管理義務違反を理由とした戒告処分通知書の文例です。
現場責任者が作業員にヘルメット着用義務を十分に周知せず、未着用の状態を放置したケースを想定しています。
「処分内容」と「処分理由」を分けたシンプルな構成になっているため、建設業だけでなく、製造業、物流業、工場、倉庫など、安全管理を重視する職場の文書へアレンジしやすい形式です。
プレビュー：建設現場での安全管理義務違反を理由とした戒告処分通知書のWordテンプレートです。
戒告処分通知書
就業規則第20条第1項の定めにより、貴殿を下記のとおり戒告処分といたしますので、ここに通知いたします。
記
1．処分内容
貴殿に対し、戒告処分を科す。本処分については人事記録に記載し、今後の昇進・昇給等の人事考課における参考資料とする。
2．処分理由
貴殿は、令和8年8月10日、現場責任者として管理する建設現場において、安全教育資料に定められたヘルメット着用義務を作業員に周知徹底せず、複数名が未着用のまま作業に従事している状態を放置した。当該行為は、就業規則第20条第1項に定める安全管理義務違反に該当するものと判断した。
本件については、幸い労働災害には至らなかったものの、現場責任者としての安全管理体制に重大な不備があったと認められることから、厳正に対処するため本処分を決定した。
以上
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テンプレート2：顧客情報の管理違反の文例
顧客情報を適切に管理しなかったことを理由とする戒告処分通知書の文例です。
顧客資料を所定の保管場所へ返却せず、社内の共用スペースに残したケースを想定しています。
処分理由について経緯を比較的詳しく記載しており、「何が起きたのか」「どのような問題があったのか」「会社がどのように判断したのか」という流れがわかりやすい形式です。
営業部門、総務部門、管理部門など、顧客情報や社内資料、個人情報、機密情報を扱う職場の文例としてカスタマイズできます。
プレビュー：顧客情報の管理手続き違反を理由とした戒告処分通知書のWordテンプレートです。
戒告処分通知書
あなたの下記行為について、当社就業規則第21条第1項に基づき、戒告処分とすることを決定しましたので通知いたします。
記
1．処分内容
戒告処分
今後、同様の行為を繰り返すことのないよう厳重に注意するとともに、業務上のルールを改めて確認し、適切な行動を徹底するよう求めます。
2．処分理由
令和8年7月18日、あなたは営業部において、上司から事前に指示されていた顧客情報の管理手続きを行わず、取引先である株式会社グリーンテックの顧客資料を所定の保管場所へ返却しないまま退社しました。
翌営業日に当該資料が社内の共用スペースに置かれていることが確認されました。幸い、資料の紛失や社外への情報流出は確認されませんでしたが、顧客情報を取り扱ううえで遵守すべき社内規程に反する行為であり、情報管理上看過できないものと判断しました。
会社はこれらの事実関係を確認し、本人から事情を聴取したうえで総合的に検討した結果、今回の行為が就業規則第21条第1項に定める服務規律違反に該当すると判断し、戒告処分とします。
今後は社内規程および業務上の指示を遵守し、再発防止に努めてください。
以上
ダウンロードについて
戒告処分通知書を作成するときは、処分名だけを記載するのではなく、処分の根拠となる就業規則、具体的な処分理由、問題となった行為、会社として求める改善内容などを整理することが大切です。
このページでは、「安全管理義務違反」と「顧客情報の管理違反」を想定した2種類の戒告処分通知書を掲載しています。
Word形式のテンプレートなので、ダウンロード後に必要な部分を書き換え、自社の就業規則や実際の事案に合わせて利用できます。
ここで掲載している戒告処分通知書テンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、対象者名、通知日、就業規則の条項、処分理由などを編集することで、自社の運用に合わせた戒告処分通知書として利用できます。
※ テンプレートに記載している会社名、取引先名、日付、就業規則の条項、違反内容などは文例として設定したものです。実際に使用するときは、必ず自社の規程と実際の事実関係に合わせて変更してください。
※ テンプレートは無料でダウンロードできます。利用は自己責任でお願いします。
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